Tugas Komunikasi Bisnis # (Softskill)
TUGAS KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)
Nama Kelompok : Donna Yusshinta (53214246)
Erin Nur Aisah (53214610)
Guita Arum Sari (54214618)
Linda Dwi Wiratia (56214080)
Nur Huda Fauzan (58214166)
Triwinner Sianipar (5D214273)
Yulian Prayugo (5C214546)
Kelas : 2DF01
Mata Kuliah : Komunikasi
Bisnis (Softskill)
DASAR
KOMUNIKASI & KOMUNIKASI BISNIS
1)
Pengertian & Cakupan Komunikasi
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang
atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis
lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris
business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu,
komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan
pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Berikut
pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :
Pengertian komunikasi bisnis menurut Purwanto : Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal
maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian
komunikasi bisnis menurut Katz (1994:4): Komunikasi
Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan
pencapaian serangkaian tujuan komersil. Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai
komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari
bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’ dalam konteks ini diterjemahkan
sebagai suatu organisasi perusahaan.
Pengertian komunikasi bisnis menurut
Rosenbaltt (1982:7): “Business
Communication are purposive interchange of ideas, opinions, information,
instructions, and the like, presented personally or impersonally by symbols or
signal as attain the goals of the organizations” (Komunikasi
Bisnis adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya,
yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau
tanda, untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan).
Pengertian komunikasi bisnis menurut Persing
(1981:108) “Business
communication may be defined as the spiraling process of the transaction of meanings
through symbolic action involving all elements associated with sending and
receiving written, oral, and nonverbal messages internal to organizations of
paid people working together to produce and market goods and services for
provit.” (Komunikasi
Bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi
keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan
Penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang
dilakukan di dalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara
bersama-sama memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh
keuntungan).
Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :
Ada lima komponen yang penting untuk
diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
1.
Pengirim pesan
(sender atau komunikator).
2.
Pesan yang
dikirimkan (message).
3.
Bagaimana pesan
tersebut disampaikan (delivery channel atau media).
4.
Penerima pesan
(receiver atau komunikan.
5.
Umpan balik
(feedback) atau effect.
Kelima
komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak
hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima
komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk
mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan
selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk
timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar
mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.
2)
Unsur-Unsur dalam Komunikasi
Dalam
komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :
1.
Memiliki
tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2.
Pertukaran,
dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator
dan komunikan.
3.
Gagasan,
opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam
tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4.
Menggunakan
saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan
media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara
bersamaan.
5.
Meggunakan
simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau
dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6.
Pencapaian
tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau
lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh manajemen.
3)
Bentuk Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk
komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal.
1.
Komunikasi
verbal
Komunikasi verbal (verbal
communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada
pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca
majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar dan lain-lain.
Adapun
dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang
disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan,
seperti :
·
Berbicara dan
Menulis
Suatu
pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan
menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
1.
Mendengarkan
dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi
dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan
mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi nonverbal
Komunikasi
nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal
memiliki sifat kurang terstruktur
sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh,
sandi, simbol-simbol, warna
dan intonasi suara. Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan
bersifat alami.
Adapun
Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu :
·
Menyediakan dan
memberikan informasi
·
Mangatur alur
suatu percakapan
·
Mengekspresikan
emosi
·
Memberi sifat
dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
·
Mengendalikan
atau mempengaruhi orang lain
·
Mempermudah tugas-tugas
khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Dalam
prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar
penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang
dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan
ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang
akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.
4)
Bisnis dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi
modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari
komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan
tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih
modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada
produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan
(Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak
secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan
membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa
akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini
disebabkan oleh :
1.
Secara realita
psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.
Kebutuhan akan barang secara
individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme
komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai sosial, preferensi
dan fungsi.
2.
Peluang pasar
ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa.
Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki
fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar
akan terbentuk.
Secara
umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui
informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya
kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini
harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu
dengan menjalankan promosi, seperti:
1.
Kegiatan
hubungan antar manusia
2.
Kegiatan
hubungan masyarakat
3.
Kegiatan
advertensi atau iklan
4.
Kegiatan
promosi melalui media elektronik
5.
Kegiatan
promosi dan penjualan melalui media internet
6.
Mengembangkan system
informasi perusahaan
7.
Mengembangkan
keahlian komunikator dalam bisnis
PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Arti penting komunikasi adalah sebagai sarana atau alat untuk menciptakan
jalinan pengertian yang sama danserasi serta menimbulkan dasar tindakan serta
dasar terbentuknya kerjasama.Atau dengan perkataan lain peranan komunikasi
dapat diformulasikansebagai berikut :
1. Sebagai
alat untuk menciptakan kesamaan pengertian
2. Sebagai
alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi
1) TujuanKomunikasi
Yang menjadi
tujuan dari setiap proses komunikasi adalah:
1. Menciptakan
pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan,dengan
maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan dcngan
sebaik·baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita
maksudkan.
2. Merangsang
pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang ia terima,
supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif,
bukan memaksakan kehendak.
3. Melakukan
suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya
penyampaian pesan tersebut yaitu untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu Menggerakkan sesuatu itu dapat
bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan, kegiatan yang dimaksud disini adalah
kegiatan yang lebih banyak mendorong namun yang penting
harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk
melakukannya.
4. Memahami
orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat
tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya. setiap
kali kita bermaksud mengadakan komunikasi maka kita perlu meneliti apa
yang menjadi tujuan kita.
2) Umpan Balik
Feedback adalah
dua kata jadian / bentukan dalam bahasa Inggris yang terdiri dari
kata feed (artinya: memberi makan) dan back (artinya:
kembali). Arti harfiah kata ini adalah “memberi makan kembali”, tapi makna yang
sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”.
Umpan
balik yang ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada
komunikator tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan
balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah
komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan
komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk
penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau
tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai raportnya.
Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai
komunikator, kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita
tersampaikan atau tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun
respon positif.
3) Kesalahpahaman Dalam Komunikasi
Misunderstanding (kesalahpahaman)
merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat berpeluang
menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu
informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi yang berbeda
dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi.Kesalahpahaman
ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan
sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan
kehidupanorangbanyak.Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup “parah”
adalah cultural misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural.
Dalam
hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya
komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda
Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari
mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata
“dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini
digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda
menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yg paling halus.
Rata-rata
kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan
komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan
merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang
terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan
tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun
kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
4) Memperbaiki Komunikasi Dalam Organisasi
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan,
kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan atau keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi
berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuatsatupesansecaralebihberhati-hati
2. Minimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah
upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam
mengelola komunikasi, yaitu :
1. Bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
2. Bagaimana
menangani krisis komunikasi
1. Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Untuk
dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer
perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi jumlah pesan
semaksimal mungkin.
Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya
banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya
memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap
penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung jawab untuk
menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran
perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa
apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal
ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang
baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia,
manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan pembicara
Dengan memberikan pelatihan tentang
teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan
rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya,
perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.
2. Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara
penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun,
munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa
depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam
kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi
yaitu:
(1) Bersikap diam, tidak mengatakan
sesuatu atau
(2) Katakan apa yang terjadi dan segera.
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang
menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public
(masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan
harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang
paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran
tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa
penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional.
Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk
mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal
yang dapat dilakukan, seperti :
· Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.
· Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
· Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
· Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
· Tunjukkan
keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
Contoh kasus :
PT Mayora ,
bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara
perusahaan dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh
adanya miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya
perubahan kebijakan dalam perusahaan
mengenai
penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan
belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa
diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil
tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran
yang dilakukan oleh perusahaan.
Perusahaan manapun
pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari tingkat individu,
kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup permasalahan yang
kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut
tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan
tentang strategi bisnis di kalangan manajemen.
Contoh lainnya dari permasalahan yang relatif
besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa
ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam
bentuk demonstrasi danpemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi,
kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi
manusia karyawan.
Penjelasan kasus :
Didalam hubungan
komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu
akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya
adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasimasalah dalam
perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari
perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau
konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang
terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan
dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara
atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya
mogok kerja, bahkan
demo.
Sehingga untuk
mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara:
1. Membentuk suatu
system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam
komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui
loudspeaker.
2. Buat komunikasi
dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya
dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens
akan mengurangi masalah di lapangan.
3. Beri pelatihan
dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan
pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan
masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan
yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya
yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi
sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari
lingkungan juga harus di perhatikan.
Sumber :
Komentar
Posting Komentar